Сайт в режимі тестування та наповнення. Стара версія доступна за посиланням: old.shostka-rada.gov.ua

Реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, а також актів організаційно-розпорядчого характеру

НОМЕНКЛАТУРА  СПРАВ

Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) К-ть справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини і номери статей за переліком Примітка
1 2 3 4 5
  01.  ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ   
01-01 Закони України; постанови та інші акти Верховної Ради України; рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України; Укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України       Доки не мине потреба1  ст.1-б,  2-б,  3-б 1Що стосуються діяльності міської  ради – пост.
01-02 Розпорядження голови обласної державної адміністрації      Доки не мине потреба1 ст.3-б 1Що стосуються діяльності міської  ради – пост.
01-03 Рішення та розпорядження голови обласної ради, рішення президії обласної ради   Доки не мине потреба1 ст.3-б 1Що  стосуються діяльності міської     ради – пост.
01-04 Доручення голови обласної державної адміністрації   Доки не мине потреба1 ст.6-а  
01-05 Рі­шен­ня, про­то­ко­ли та витяги з протоколу, протокольні доручення та рішення,  резолюції  за­сі­дань колегіальних органів обласної державної адміністрації; документи (довідки, плани заходів, доповіді, доповідні записки тощо) до них   Доки не мине потреба1 ст.9-б 1Що стосуються діяльності міської  ради – пост.
01-06 Протоколи засідань виконавчого комітету   Пост. ст.7-а  
01-07 Розпорядження міського голови   з основної діяльності   Пост. ст.16-а  
01-08 Протоколи апаратних нарад, що проводить  міський голова   5 р. ЕПК ст.13  
01-09 Регламент роботи виконавчого комітету міської ради, інструкція з діловодства виконавчого комітету міської ради   Пост. ст.20-а    
01-10 Положення про відділ   Пост.,  ст.39  
01-11 Посадові інструкції та розподіл обов’язків між працівниками відділу   5 р.1 ст.43 1Після заміни новими
01-12 Плани роботи відділу   1 р.,   ст.161      
01-13 Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи з їх розгляду         5 р.1 ст.82-б 1У разі неодноразового звернення –   5 р. після остан-нього розгляду
01-14 Документи(аналітичні довідки, доповідні записки, аналізи, звіти) про стан роботи по розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян   Пост. ст.83    
01-15 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань взаємодії з політичними партіями та рухами, комітетами та засобами масової інформації, релігійними общинами та іншими громадськими організаціями   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-16 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-17 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань оборонної роботи   5 р. ЕПК ст.22,  23  
01-18 Депутатські звернення та документи з їх виконання   5 р. ЕПК ст.8  
01-19 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань освіти, культурно-масової та фізкультурно-спортивної роботи, науки, сім’ї, молоді та дітей   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-20 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань соціального захисту населення, охорони здоров’я, ветеринарної медицини   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-21 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань житлово-комунального, шляхового господарства, ремонту та експлуатації автомобільних шляхів, благоустрою міста, капітального будівництва   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-22 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань транспорту, зв’язку, енергозабезпечення   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-23 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань адміністративно-господарських, адміністративно-територіального поділу та загальних питань   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-24 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань роботи підприємств промисловості та агропромислового комплексу   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-25 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань діяльності підприємств легкої, харчової промисловості, організації торгівлі, громадського харчування, побуту, фінансування   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-26 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань використання природних ресурсів, екологічної безпеки, охорони навколишнього природного середовища і природних ресурсів   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-27 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації майна, продажу, оренди, застави об’єктів комунальної власності, придбання таких об’єктів; роздержавлення власності, демонополізації виробництва, зовнішньоекономічної діяльності   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-28 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями  з питань дотримання законності, координації роботи правоохоронних органів, прикордонного та митного контролю   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-29 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань регулювання земельних відносин   5 р. ЕПК ст.22, 23  
01-30 Контрольні справи (копія розпорядчого документу, що знаходяться на контролі, план організації контролю, довідки, інформації про виконання) на розпорядчі документи органів влади вищого рівня   3 р.1 Після зняття з контролю 1розділ 6, § 8 Регламент виконавчого комітету ШМР  
01-31 Контрольні справи (копія розпорядчого документу, що знаходяться на контролі, план організації контролю, довідки, інформації про виконання) на власні розпорядчі документи   3 р.1 Після зняття з контролю 1розділ 6, § 8 Регламент виконавчого комітету ШМР  
01-32 Реєстраційні картки звернень (пропозицій, заяв, скарг) громадян   5 р. ст.124  
01-33 Реєстраційні картки особистого прийому громадян   3 р. ст.125  
01-34 Журнал реєстрації звернень (пропозицій, заяв, скарг)  громадян   5 р. ст.124  
01-35 Реєстраційні картки вхідних документів   3 р.,  ст.122  
01-36 Журнал реєстрації вхідних документів   3 р.,  ст.122  
01-37 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, організаціями, установами та підприємствами з питань діяльності (вихідні документи)   3 р. ст.24  
01-38 Журнал реєстрації вихідних документів   3 р.,  ст.122  
01-39 Журнал обліку бланків конфіденційної звітності: а) рішень виконкому; б) бланків листів   3 р.      ст.127-а  
01-40 Журнал розсилки : а) рішень виконкому; б) розпоряджень міського голови з основної діяльності   3 р. ст. 129  
01-41 Журнал реєстрації телефонограм   1 р.,  ст.126  
01-42 Запити на публічну інформацію   5 р.          ст.82-б  
01-43 Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію   5 р.         ст.124  
01-44 Журнал реєстрації звернень громадян, що надійшли під час чергування посадових осіб місцевого самоврядування та керівників підприємств, установ та закладів міста на телефонній «гарячій лінії»   5 р. ст.124  
01-45 Журнал особистого прийому громадян міським головою в трудових колективах   3 р. ст.125  
01-46 Журнал прийому громадян начальником відділу   3 р. ст.125  
  Документи з архівної справи  
01-47 Положення про ЕК   Пост.,  ст.39  
01-48 Спра­ва фон­ду (історичні (біографічні) і тематичні довідки до фондів, акти приймання-передавання документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів для знищення, про нестачу й невиправні пошкодження документів, акти про видавання справ у тимчасове користування, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів)     Пост.1  ст.130   1У разі ліквідації організації передаються на держзберігання  
01-49 Протоколи засідань експертної комісії   Пост.,  ст.14-а  
01-50 Паспорт архіву ШМР   3 р.1 ст.131 1Після заміни новим
01-51 Описи справ: постійного зберігання тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу     Пост., ст.137-а 3 р.1,  ст.137-б 1Після знищення справ
01-52 Номенклатура справ виконавчого комітету міської ради     Пост.1        ст. 112-а 1Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ  
  02.  ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ  ВІДДІЛ  
02-01 Закони України; постанови та інші акти Верховної Ради України; рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України; Укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України       Доки не мине потреба1  ст.1-б,  2-б,  3-б 1Що стосуються діяльності відділу – пост.
02-02 Регламент роботи міської ради   Пост.,  ст.20-а  
02-03 Регламент роботи виконавчого комітету міської ради, інструкція з діловодства виконавчого комітету міської ради   До заміни новими ст.20-б  
02-04 Положення про відділ (копія)   Доки не мине потреба  
02-05 Посадові інструкції та розподіл обов’язків між працівниками оргвідділу   5 р.1 ст.43 1Після заміни новими
02-06 План роботи міської ради   Пост., ст.157-а  
02-07 Річний (квартальні) плани роботи відділу та звіти про їх виконання   1 р. ст.161  
02-08 Рішення, протоколи сесій міської ради   Пост.,  ст.7-а  
02-09 Документи діяльності  постійних комісій    міської ради (протоколи засідань, рішення, плани, звіти, списки членів)   Пост. ст.14-а  
02-10 Депутатські запити та документи з їх виконання   5 р. ЕПК ст.8  
  Документи  з  кадрової  роботи  
02-11 Інструкції, методичні вказівки та рекомендації щодо роботи з кадрами і резервом   До заміни новими ст.20-б  
02-12 Розпорядження міського голови з кадрових питань (особового складу)(про прийняття на роботу, переміщення за посадою, звільнення, атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка посадових осіб, присвоєння рангів (підвищення рангу), зміна біографічних даних, відпустки щодо догляду за дитиною, відпустки за власний рахунок, довгострокові відрядження в межах України та за кордон)   75 р. ст.16-б  
02-13 Розпорядження міського голови з адміністративно-господарських питань             (у тому числі про стягнення)   5 р. ст.16-б  
02-14 Розпорядження  міського голови про короткострокові відрядження в межах України та за кордон   5 р. ст.16-б  
02-15 Розпорядження міського голови про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням   5 р. ст.16-б  
02-16 Положення про виконавчі органи міської ради   Пост. ст.39  
02-17 Посадові інструкції посадових осіб місцевого самоврядування міської ради   5 р.1 ст.43 1Після заміни новими
02-18 Протоколи засідань конкурсної комісії із заміщенню вакантних посад   75 р. ЕПК ст.505  
02-19 Особові справи посадових осіб місцевого самоврядування міської ради   75 р.1 ст.493 1Після звільнення
02-20 Оригінали особистих документів (трудові книжки)   До запитання не затребувані – не менше  50 р. ст.508  
02-21 Списки кандидатів на висування за посадою (кадровий резерв)   5 р. ст.525-е  
02-22 Документи (витяги  з протоколів, звіти) списки  конкурсної комісії із заміщення вакантних посад   75 р.1 ст. 506 1Зберігаються у складі особових справ. Осіб що не пройшли за конкурсом – 3 р.
02-23 Документи (списки військовозобов’язаних, листування) щодо ведення обліку військовозобов’язаних та призовників   1 р. ст.668 ст.669  
02-24 Картки обліку військовозобов’язаних   3 р.1,  ст.670 1Після звільнення
02-25 Графіки про надання щорічних та додаткових відпусток   1 р. ст.515  
02-26 Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, звільнення, атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка посадових осіб, присвоєння рангів (підвищення рангу), зміна біографічних даних, відпустки щодо догляду за дитиною, відпустки за власний рахунок, довгострокові відрядження в межах України та за кордон)   75 р. ст.121-б  
02-27 Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з адміністративно-господарських питань ( у тому числі про стягнення)   5 р. ст.121-б, в  
02-28 Журнал реєстрації розпоряджень міського голови про короткострокові відрядження в межах України та за кордон   5 р. ст.121-б  
02-29 Журнал реєстрації розпоряджень міського голови про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням   75 р. ст.121-б  
02-30 Журнал обліку видачі трудових книжок   50 р.,  ст.530  
02-31 Журнал перевірки стану обліку військовозобов’язаних   3 р. ст.671  
  03.  ВІДДІЛ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ   
03-01 Інструкції і методичні вказівки органів вищого рівня з питань бухгалтерського обліку і звітності   До заміни новими ст.20-б  
03-02 Регламент роботи виконавчого комітету, інструкція з діловодства   До заміни новими ст.20-б  
03-03 Положення про відділ бухгалтерського обліку міської ради (копії)   Доки не мине потреба  
03-04 Посадові інструкції   5 р.1 ст.43 1Після заміни новими
03-05  Річний (квартальні) плани роботи відділу   1 р.,  ст.161  
03-06  Колективний договір   Пост., ст.395-а  
03-07  Річний фінансовий звіт   Пост., ст.311-б  
03-08  Квартальний фінансовий звіт     3 р.1 ст.311-в   1За відсутності річних, постійно
03-09  Місячний фінансовий звіт   1 р.1 ст.311-г 1За відсутності річних, квартальних – постійно
03-10 Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, надбавки, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне  страхування   75 р. ст.678  
03-11 Річні статистичні звіти з питань діяльності (ф.2-ТР,ф.№ 11-МТП, ф.№ 2-О3 ІНВ, ф.№ 4-МТП тощо)   Пост. ст.302-б    
03-12 Квартальні статистичні звіти з питань діяльності (ф.2-інвестиції)   3 р.1 ст.302-в 1За відсутності річних, квартальних – постійно
03-13 Документи (заявка-розрахунок, запити, рекомендації, повідомлення) про надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності за рахунок коштів Фонду соціального страхування України   3 р. ст.320      
03-14 Квартальні звіти з праці (ф.1-ПВ)     3 р.1 ст.302-г   1За відсутності річних, піврічних – постійно
03-15 Місячні звіти з праці (ф.1-ПВ)   1 р.1 ст.302-г 1 За відсутності річних, піврічних, квартальних – постійно
03-16 Паспорти бюджетних програм (копії)   Доки не мине потреба  
03-17 Звіти про виконання паспортів бюджетних програм   Пост. ст.311-б  
03-18 Штатні розписи та переліки до них виконкому міської ради   Пост.  ст.37–а  
03-19 Кошториси  виконкому міської ради і підпорядкованих їй установ, організацій і підприємств   Пост. ст.193-а  
03-20 Розрахункові листки працівників   75 р.,  ст.317-а  
03-21 Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників   75 р. ст.317-а  
03-22 Податкові звіти      5 р.,  ст. 279  
03-23 Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах    3 р.1 ст.336   1За умови завершення ревізії
03-24 Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)   3 р.1 ст.330 1Після завершення строків дії договору,  угоди За умови завершення ревізії
03-25 Головна книга   3 р.1 ст.351 1За умови завершення ревізії
03-26 Оборотні відомості   3 р.1 ст.351 1За умови завершення ревізії
03-27 Картки аналітичного обліку отриманих асигнувань, фактичних видатків, касових видатків, готівкових операцій   3 р.1 ст.336 ст.351 1За умови завершення ревізії
03-28 Рішення судів, виконавчі листи, відомості та листування з питань зарплати   Доки не мине потреба1 ст.329 1Не менше 5 років
03-29 Документи (акти-звірки, листування) з питань кредиторської заборгованості   5 р. ст.282  
03-30 Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності   5 р. ст.341  
03-31 Акти про приймання, здавання і списання майна і матеріалів   3 р.1 ст.336 1За умови завершення ревізії
03-32 Документи   про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо(протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості)        3 р.1 ст.345 1За умови завершення ревізій
03-33 Листки непрацездатності   3 р.,  ст.716  
03-34 Журнал обліку подорожніх листів   3 р.1,  ст.1109 1За умови завершення ревізії
03-35 Табелі обліку використання робочого часу   1 р.,  ст.408  
03-36 Журнал реєстрації довіреностей   3 р.,  ст.127-а  
  04.   ЮРИДИЧНИЙ  ВІДДІЛ  
04-01 Закони України; постанови та інші акти Верховної Ради України; рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України; Укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України   Доки не мине потреба*  ст.1-б,  2-б,  3-б * Що стосуються діяльності міської  ради – пост.
04-02 Розпорядчі документи органів місцевого самоврядування   Доки не мине потреба  ст.3-б  
04-03 Регламент виконавчого комітету міської ради   До заміни новими ст.20-б  
04-04 Інструкція з діловодства виконавчого комітету міської ради   До заміни новими ст.20-б  
04-05 Положення про відділ   Пост.,  ст.39  
04-06 Посадові інструкції   5 р.* ст.43 *Після заміни новими
04-07 Річний ( квартальні) плани роботи відділу   1 р. ст.161  
04-08 Контрольні справи (копія розпорядчого документу, що знаходяться на контролі, план організації контролю, довідки, інформації про виконання):       – на власні розпорядчі документи;       – на розпорядчі документи органів            вищого рівня   3 р.* Після зняття з контролю *розділ 6, § 8 Регламент виконавчого комітету ШМР
04-09 Документи (плани робіт, протоколи засідань) з питань роботи міської міжвідомчої координаційно-методичної ради з правової освіти населення   Пост. ст.14-а  
04-10 Документи (довідки, доповідні записки, листи, звіти) про організацію та стан правової освіти   5 р. ЕПК ст.92  
04-11 Журнал обліку правового всеобучу працівників управлінь, відділів, секторів виконкому, міської ради, членів ветеранських організацій, голів квартальних комітетів та депутатів   3 р. ст..122  
04-12 Журнал обліку судових повісток   3 р. ст.122  
04-13 Журнал обліку звернень осіб до громадської приймальні   3 р. ст.125  

Оновлено 26.08.21