Архівний відділ

Адреса: Україна, 41100, Сумська обл.,  м. Шостка,  вул. Миру, 3  

Email:  av-shostka@ukr.net 

Начальник:  Харченко Маргарита Миколаївна,  т. (05449) 2-05-08

Особистий прийом: понеділок, 09.00 -12.00

Структура архівного відділу Шосткинської міської ради

№ з/п	Структурна одиниця	Посада	П.І.П.	Робочийтелефон	Електронна пошта	Адреса	Організація
1	Архівний відділ міської ради	Начальник	Харченко Маргарита Миколаївна	(05449) 2-05-08	av-shostka@ukr.net	вул.Миру, б.3м.Шостка,Сумської області	Шосткинська міська рада
2	Архівний відділ міської ради	Головний спеціаліст	Остапець Володимир Миколайович	(05449) 2-05-08	av-shostka@ukr.net	вул.Миру, б.3м.Шостка,Сумської області	Шосткинська міська рада

Положення про архівний відділ Шосткинської міської ради

1. Архівний відділ міської ради (далі – архівний відділ) утворюється за рішенням міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста.

2. Архівний відділ підконтрольний та підзвітний міській раді, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний Державному архіву Сумської області, Державній архівній службі.

3. У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, Державної архівної служби, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та положенням про архівний відділ, затвердженим з урахуванням цього положення.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву Сумської області.

4. Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів місцевого бюджету м.Шостка.

5. Основними завданнями архівного відділу є:

1) здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;

2) координація діяльності органу місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та юридичними особами приватного права (далі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;

3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

5) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі  документування  службових,  трудових  або інших  правовідносин  юридичних  і  фізичних  осіб  на відповідній території,  та  інших  архівних  документів,  що  не  належать  до Національного  архівного  фонду, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться.

6. Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) складає і за погодженням з Державним архівом Сумської області подає для затвердження в установленому порядку проекти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;

2) забезпечує зберігання, облік і охорону:

документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органом місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;

документів особового походження;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

документів тривалого строку зберігання з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб – підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території;

облікових документів і довідкового апарату до них;

3) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;

4) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування;

5) інформує Державний архів Сумської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

6) веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

7) подає на затвердження Державному архіву Сумської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

8) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органу місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

9) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів;

10) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Сумської області;

11) організовує надання на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

12) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

13) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

14) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

15) видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї;

16) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

17) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) архівним відділом;

7. Архівний відділ має право:

1) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

2) отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

3) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

4) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

5) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

6) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

7) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом;

8) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан упорядкування документів для визначення вартості послуг, що здійснює архівний відділ, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;

9) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

8. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

9. Начальник архівного відділу:

1) організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань;

2) розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання;

3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

4) проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу;

5) видає у межах компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

6) представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.

Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

10. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються керуючим справами виконкому.

11. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії до Державного архіву Сумської області в архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.

Положення та персональний склад експертної комісії затверджується керуючим справами виконкому на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм.Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1061/23593.

12. Граничну чисельність, штатний розпис, фонд оплати праці працівників архівного відділу визначає міська рада на підставі пропозицій міського голови у межах відповідних бюджетних призначень.

13. Архівний відділ не є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунок в органах Казначейства, куди надходять кошти як плата за послуги, які використовуються згідно Положення про використання бюджетних коштів.

Дорадчі органи при  відділі:

Експертна комісія архівного відділу міської ради  

Положення про експертну комісію 

ШОСТКИНСЬКА МІСЬКА РАДА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

МІСЬКОГО ГОЛОВИ

 10.02.2011     Шостка      № 9  

 Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та наказу Держкомархівів України від 17.12.07 року № 182 “Про затвердження Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, міської ради” і   Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004, та з метою визначення складу документів, що підлягають державному зберіганню, проведення експертизи їх цінності та відбору документів з простроченими строками зберігання на знищення:

1. Затвердити склад експертної комісії архівного відділу міської ради (додаток 1).
2. Затвердити положення про експертну комісію архівного відділу міської ради (додаток 2).
3. Розпорядження міського голови  від 30.10.2009 року № 56  “Про створення експертної комісії архівного відділу міської ради” вважати таким, що втратило чинність.

Додаток 1

до розпорядження міського

голови

С К Л А Д

експертної комісії архівного відділу міської ради

Харченко М.М.    –  начальник архівного відділу,   голова комісії;

Єпик Т.М.             –  начальник загального відділу,   член комісії;

Залозна Н.М.        –  головний бухгалтер відділу бухгалтерського обліку,  член                 

                                  комісії;

Марченко Н.Д.     –  директор Шосткинського краєзнавчого музею;                                                         

                                  член комісії;

Остапець В.М.      –  головний спеціаліст архівного відділу, секретар комісії.

Додаток 2

до розпорядження міського

голови

ПОЛОЖЕННЯ

про експертну комісію архівного відділу міської ради

1. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердже­ного постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів», архівний відділ міської ради (далі – архівний відділ) утворює експертну комісію (далі – ЕК) для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з проведенням експертизи цінності документів, здійснення методичного керівництва і координації діяльності ЕК державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій, фондово-закупівельних комісій музеїв, експертно-оцінних комісій бібліотек (далі – комісії з проведення експертизи цінності документів) та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) відповідного державного архіву.

2.  ЕК є постійно діючим дорадчим органом архівного відділу.

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державного комітету архівів України (далі – Держкомархів), наказами директора держархіву області та затвердженим положенням.

4. До складу ЕК, який затверджується міським головою, входять фахівці архівної справи, працівники органів місцевого самоврядування, краєзнавці. Головою ЕК є начальник архівного відділу, а секретарем – один з його працівників.

  Секретар  за рішенням голови забезпечує скликання засідань ЕК, складає протоколи, доводить до відома заінтересованих установ і окремих осіб рішення ЕК, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію і забезпечує її зберігання.

ЕК працює згідно з річним планом, затвердженим керуючим справами виконкому.

5. Завданням ЕК архівного відділу є координація роботи з проведення експертизи цінності документів  державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій, музеїв і бібліотек (далі – юридичні особи), що перебувають у зоні комплектування архівного відділу.

 6. ЕК архівного відділу приймає рішення про:

 6.1 схвалення і подання до ЕПК:

 списки юридичних та фізичних осіб, що є джерелами формування Національного архівного фонду (далі НАФ) і перебувають  у зоні комплектування архівного відділу;

описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, та описів справ з особового складу, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, номенклатур справ юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

актів про вилучення документів з НАФ, які зберігаються в архівному відділі у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються в архівному відділі, юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

6.2 схвалення:

описів справ з особового складу, актів про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу та в діяльності яких не утворюються документи НАФ;

інструкції з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

1. ЕК має право:

 контролювати дотримання архівними установами, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, встановлених правил проведення експертизи цінності документів;

вимагати від архівних установ, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, розшуку відсутніх документів НАФ, документів з особового складу та письмових пояснень у разі втрати цих документів;

одержувати від архівних установ, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, відомості, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;

заслуховувати на засіданнях керівників архівних установ про стан упорядкування, обліку та збереження документів НАФ;

запрошувати на засідання консультантів і експертів фахівців архівних установ та членів їх комісій з проведення експертизи цінності документів.

8. Засідання ЕК проводяться не рідше ніж чотири рази на рік і вважаються правоможними, як­що на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.

Рішення ЕК приймаються більшістю голосів, оформля­ється протоколом, який підписують голова  і секретар ЕК, та наби­рає чинності з моменту затвердження керуючим справами виконкому.

Рішення ЕК є обов’язковим для виконання всіма архівними установами, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу.

9. У разі відмови керуючого справами виконкому затвердити протокол засідання ЕК її голова може звернутись із скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву, рішення якої з цього питання є остаточним.

Оновлено 27.08.21. 09.08.22