ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням виконавчого комітету
міської ради
від 05.06.2018 № 157
Регламент виконавчого комітету
Розділ 7. Організація розгляду письмових звернень
та проведення особистого прийому громадян
Параграф 1. Нормативно-правова база з організації розгляду
письмових звернень та проведення особистого прийому громадян
1.1. Розгляд письмових звернень громадян, організація особистого прийому здійснюються згідно з вимогами Конституції України, Закону України “Про звернення громадян”, відповідними указами Президента України.
1.2. Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. №348, та постанови Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян».
Параграф 2. Функції загального відділу
щодо роботи із зверненнями громадян
2.1. Загальний відділ координує роботу із зверненнями громадян:
1) здійснює попередній розгляд та реєстрацію звернень громадян;
2) надає матеріали звернень керівництву виконкому згідно з розподілом обов’язків;
3) надсилає звернення на розгляд виконавцям згідно з резолюцією керівника;
4) контролює своєчасність та повноту наданих відповідей;
5) вносить пропозиції щодо зняття звернення з контролю або продовження терміну виконання документа до остаточного вирішення порушеного питання;
6) здійснює щоденний консультативний прийом громадян.
2.2. Загальний відділ щокварталу аналізує роботу з розгляду звернень, узагальнює пропозиції, що містяться в них, доповідає керівництву про стан справ щодо роботи зі зверненнями громадян.
Параграф 3. Порядок розгляду питань,
порушених у зверненнях громадян
3.1. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються міським головою, секретарем ради, або заступниками міського голови, керуючим справами виконкому.
3.2. Міський голова, секретар міської ради або заступники міського голови, керуючий справами виконкому розглядають надіслані звернення і накладають резолюцію з зазначенням відповідального за виконання.
3.3. Відповідальний об’єктивно і вчасно розглядає звернення (заяву), перевіряє викладені в них факти, приймає рішення відповідно до чинного законодавства і забезпечує їх виконання, повідомляє громадян про наслідки розгляду звернень.
3.4. Рішення про відмову у задоволенні вимог викладених у зверненні (заяві), доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на закон і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
3.5. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.
При неможливості вирішити питання протягом місяця, за рішенням міського голови встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін розгляду та вирішення питань, зазначених у зверненні, не повинен перевищувати 45 днів.
3.6. Звернення громадян, які мають надані законодавством пільги, розглядаються першочергово.
3.7. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, по якому немає змоги встановити авторство вважається анонімним і розгляду не підлягає.
3.8. Відповідальність за несвоєчасний, формальний розгляд звернення несуть посадові особи, які здійснювали, за дорученням керівництва, розгляд звернення та готували відповідь, у порядку, передбаченому чинним законодавством.
3.9. Матеріали звернень є документами для службового користування. Не допускається розголошення одержаних із звернень відомостей, якщо це зачіпає права і законні інтереси громадян.
3.10. Відповіді про результати розгляду звернень, що перебували на контролі в органах державної влади вищого рівня, надається за підписом голови або його заступників, секретаря ради, керуючого справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків. Інформацію про результати розгляду таких звернень виконавці надають у загальний відділ на паперових та електронних носіях.
3.11. Питання про стан роботи із зверненнями громадян розглядається на апаратних нарадах і на засіданнях виконкому міської ради.
Параграф 4. Порядок проведення прийому громадян
з особистих питань
4.1. Міський голова, його заступники, секретар ради, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів ради здійснюють прийом громадян з особистих питань згідно з графіками, що затверджуються міським головою і оприлюднюються через засоби масової інформації, розміщуються на веб-сайті та в фойє виконкому в доступному для вільного огляду місці. Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про місце проведення, дні та години прийому.
4.2. Проведення прийому громадян з особистих питань регулюється розпорядженням міського голови «Про прийом громадян».
4.3. На кожне питання, яке розглядається міським головою на особистому прийомі громадян, заповнюється “картка особистого прийому”.
4.4. У день звернення громадянина до міського голови спеціаліст загального відділу реєструє картку особистого прийому у спеціальному журналі.
4.5. Відповіді про результати розгляду звернення до міського голови, якщо питання безпосередньо неможливо вирішити на прийомі, надсилаються громадянам не пізніше ніж у місячний термін за вказаною у картці прийому громадян адресою.
4.6. Контроль за виконанням резолюції міського голови на “картці особистого прийому” та термінами виконання здійснює спеціаліст загального відділу.
4.7. Спеціалістом загального відділу формуються справи, до яких додаються відповіді на звернення громадян та матеріали по їх розгляду.
4.8. Контроль за виконанням доручень, наданих під час прийому міським головою, здійснюється радником міського голови.
4.9. Секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів ради здійснюють реєстрацію прийому громадян у журналах та контролюють строки виконання звернень громадян.
Оновлено 30.08.21, 30.08.22, 06.11.23, 27.12.23, 26.12.24, 10.01.26