Реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства в місті забезпечує архівний відділ міської ради.
Відповідно до Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про місцеве самоврядування в Україні» архівним відділам міських рад делегуються повноваження органів виконавчої влади, щодо зберігання документів Національного архівного фонду на відповідній території.
Документи, що зберігаються в архівному відділі є складовою частиною НАФ і використовуються для задоволення інформаційних потреб суспільства та реалізації прав і законних інтересів кожної людини.
Сьогодні в місті роботу по поповненню НАФ документами та забезпеченню їх збереженості здійснює архівний відділ
Планування роботи відділу здійснюється відповідно квартальних планів роботи та Плану розвитку архівної справи в м. Шостка, який складається щорічно та погоджується з Державним архівом Сумської області.
Станом на 01.01.2012 в архівному відділі міської ради знаходиться на зберіганні 99 фондів, з загальною кількістю 7123 од. зб. за період 1943 – 2010 роки. Із них 20 фондів управлінської документації, де налічується 3852 справи постійного зберігання та 77 фондів ліквідованих установ, де налічується 3271 справ з особового складу та 222 бокси і 69 мішків документи тимчасового строку зберігання по виборах народних депутатів ОВК виборчого округу № 164 за 2006 – 2007 років.
Одним з головних завдань архівного відділу є відбір і приймання документів постійного терміну зберігання, що входять до складу НАФ. Джерелами комплектування НАФ є підприємства, організації та установи, які включені до списку № 1. В зоні комплектування архівного відділу перебуває 15 підконтрольних установ списку № 1.
Згідно розпорядження міського голови від 06.01.2011 № 2 «Про упорядкування та здачу документів в архівний відділ міської ради» в минулому році здійснили упорядкування та передачу документів на державне зберігання 6 підприємств. Це такі як: управління статистики у Шосткинському р-ні, ВАТ «АК «Свема», ПАТ «ШЗХР», відділ культури міської ради, Шосткинська міжрайонна державна податкова інспекція, міська рада та її виконавчий комітет.
При архівному відділі міської ради діє дорадчий орган – ЕК архівного відділу, яка створена для розгляду методичних та практичних питань пов’язаних з проведенням експертизи цінності документів, здійснення методичного керівництва і координації діяльності ЕК підприємств, установ, організацій, які знаходяться в зоні комплектування відділу та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд ЕПК Держархіву Сумської області.
Протягом минулого року проведено 6 засідань ЕК архівного відділу міської ради, на яких розглянуто 9 номенклатур справ, 7 описів справ постійного зберігання (234 од. зб.), 8 описів справ з особового складу (211 од. зб.)
Основним напрямком роботи архівного відділу є забезпечення зберігання документів. Архівний відділ міської ради зберігає документи НАФ 20 установ і організацій, які охоплюють усі основні галузі міста в тому числі: органи місцевого самоврядування, фінансову установу, податкові органи, громадську організацію, статистику, промисловість, освіту, культуру, охорону здоров’я.
В 2011 році було прийнято на зберігання 6 фондів списку № 1, в яких нараховується 219 од. зб., що на 24% більше ніж у 2010 році та 3 фонди ліквідованих підприємств, де налічується 14 од. зб.
На виконання Плану розвитку архівної справи проведена перевірка наявності та фізичного стану документів. Архівним відділом перевірено 261 од. зб. Перевірці підлягав фонд ВАТ «АК «Свема» за період 1990-2006 роки.
З підприємствами списку № 2, це міськрайонний суд та міськрайонне управління юстиції проведена значна робота по упорядкуванню переліку документів, які створюються в діяльності кожної організації. За результатами упорядкування поновлені номенклатури справ на 2012 рік, в яких документи систематизовані в справи із зазначенням строків їх зберігання відповідно до вимог «переліку типових документів…» та відомчих переліків.
Фізичний стан документів, які передаються і зберігаються в архівному відділі – задовільний. Всі справи закартоновані і зберігаються в картонних коробках у вертикальному положенні. Для забезпечення належного санітарно- гігієнічного режиму в архівосховищах систематично здійснюється сухе та вологе прибирання, проводиться знепилення архівних справ. Один раз на місяць передбачається санітарний день. Архівосховища забезпечені гігрометрами, що дозволяє систематично здійснювати контроль за температурно – вологісним режимом.
Особлива увага приділяється питанням пожежної безпеки: сховища укомлектовані переносними вогнегасниками в кількості 5 шт., які перезаряджені в серпні минулого року. В березні 2011 року здійснено замір опору ізоляції електромережі.
В зв’язку з тим, що архівний відділ виконує функції трудового архіву значна частина робочого часу витрачається на виконання запитів соціально – правового характеру. Документи з особового складу ліквідованих підприємств становлять 46% від загальної кількості документів, що зберігаються в архівному відділі. Це документи по яких наводяться довідки соціально-правового характеру для нарахування пенсій громадян або підтвердження стажу роботи.
Аналіз виконання запитів засвідчує, що документи архіву користуються великим попитом. Протягом минулого року до архівного відділу надійшло 618 запитів соціально-правового характеру, що на 190 більше ніж у 2010 році. За тематикою найбільша кількість запитів надійшло: про заробітну плату – 242, з майнових питань – 142, про підтвердження стажу роботи – 203 (із них про підтвердження трудового стажу для призначення пенсії на пільгових умовах – 80, на підготовку архівної довідки яких витрачається не один день).
Прийом громадян проводиться згідно графіку особистого прийому, який розміщено у приміщенні архівного відділу, але прийом здійснюється практично кожний день. Першочергово розглядаються звернення найменш соціально захищених верств населення: інвалідів за станом здоров’я, громадян, які оформлюють пенсії по втраті годувальника. Надання архівної інформації здійснюється безоплатно.
Приділяється особлива увага щодо якості складання архівних довідок, що значно зменшило кількість повторних звернень громадян по уточненню наданих відомостей.
Постійно вживаються заходи для поліпшення роботи із зверненнями громадян. Громадянам, які звертаються до архівного відділу надаються консультації і роз’яснення з найбільш актуальних питань, що порушуються у зверненнях. В разі необхідності, здійснюється пошук місцезнаходження підприємств або архівів, де зберігаються документи ліквідованих підприємств інших держав через мережу Інтернет.
Надається практична допомога в оформленні запитів до інших установ та архівів.
Для здійснення оперативної інформаційно-пошукової роботи і контролю за вирішенням питань порушених у запитах, створена і ведеться база даних обліку звернень громадян.
Проводились зустрічі, бесіди з краєзнавцями міста з питань партизанського руху на території міста та району, надавалась допомога щодо виявлення загиблих під час Великої Вітчизняної війни на території ВАТ «АК»Свема»
Протягом 2011 організовано роботу 6 користувачам у архівному відділі по фондам з документами постійного зберігання та з особового складу, які переглянули 15 справ.
В жовтні місяці минулого року Державним архівом Сумської області проведена планова перевірка архівного відділу міської ради. За результатами перевірки, роботу архівного відділу визнано задовільною.