Під керівництвом міського голови Миколи Ноги, за участю керівників структурних підрозділів міської ради, керівників комунальних служб, підприємств, установ та організацій міста, представників місцевих засобів масової інформації 9 квітня 2012 року відбулась чергова апаратна нарада.
Начальник відділу ведення Державного реєстру виборців Ірина Шиман розповіла про організацію роботи з питань ведення та удосконалення списків реєстру виборців в м. Шостка.
Ірина Шиман зазначила, що в Україні в повному обсязі запроваджено Державний реєстр виборців. Основна мета Реєстру – це створення точних та якісних списків виборців для будь-яких виборів та референдумів, що проводяться в Україні. Завдання відділу Державного реєстру виборців кожного дня – це уточнення персональних даних, яке проводиться для того, щоб виявити будь-які неточності в даних, які занесені до бази даних реєстру. Такі неточності можуть стосуватися:
- неправильного написання прізвища, імені, по-батькові виборця;
- помилкової інформації щодо дати та місця народження;
- неправильного вказаної адреси, за якою проживає виборець;
- включення одного й того ж виборця до Реєстру кілька разів;
- невключения виборця до Реєстру;
- включення виборця не за тією адресою;
- включення до реєстру померлих осіб.
В І кварталі 2012 року було внесено змін у Державний реєстр виборців за вхідними відомостями періодичного поновлення у кількості 1915.
Щомісячно до 5 числа отримано і опрацьовано відомості періодичного поновлення відповідно до вимог статті 22 Закону України “Про Державний реєстр виборців”.
Працівниками відділу сформовано та проведено розпорядження на включення виборців до Реєстру, на внесення змін до їх персональних даних, на зміну їх виборчих адрес. Сформовано та проведено розпорядження на виконання доручення розпорядника реєстру на вилучення кратних включень виборців. Забезпечено своєчасне отримання відповідей на запити від суб’єктів подання щодо уточнення персональних даних виборців.
За результатами ініціативного уточнення відомостей про виборців у базі даних реєстру:
змінили місце реєстрації – 2;
знято з реєстрації – 2;
реєстрація смерті -2;
зміна ПТБ -35
уточнено місце та дату народження – 29.
Проведено аналіз розбіжностей у вхідних відомостях із базою даних Державного реєстру виборців (внесено 58 відмінностей). Систематично надавалися практичні консультації керівникам структурних підрозділів. Протягом звітного періоду проводилися погодження звернень інших відділів ДРВ щодо померлих, виборців, які вибули з установ виконання покарань, військових частин, щодо зміни виборчої адреси. Упорядкована номенклатура справ відділу згідно рекомендацій ОДА. Проведено оновлення антивірусних баз та антивірусного програмного забезпечення на АРМ підсистеми ДРВ.
З метою усунення невідповідностей та неточностей відділ Державного реєстру виборців звертається до кожного громадянина Шостки з пропозицією перевірити свої персональні дані у Реєстрі.