Згідно порядку денного було розглянуто питання про роботу архівного відділу міськради у 2012 році.
Начальник архівного відділу Харченко М.М. у своїй доповіді зазначила, що за результатами роботи архівний відділ щорічно звітує перед Державним архівом Сумської області про виконання плану розвитку архівної справи.
Станом на 1 січня в архівному відділі міської ради знаходиться на зберіганні 104 фонди з загальною кількістю 7422 одиниць. Зберігання за період 1943 – 2010 роки.
Архівний відділ виконує також функції трудового архіву, тому велика увага приділяється виконанню запитів соціально – правового характеру. Документи з особового складу ліквідованих підприємств становлять 46% від загальної кількості документів, що зберігаються в архівному відділі. Це документи, по яких наводяться довідки соціально-правового характеру для нарахування пенсій громадян або підтвердження стажу роботи.
Аналіз виконання запитів засвідчує, що документи архіву користуються великим попитом. Протягом минулого року до архівного відділу надійшло 708 запитів соціально-правового характеру.
Надання архівної інформації здійснюється безоплатно.
Для обізнаності громадян та полегшення пошуку інформації га офіційному сайті міськради розміщений перелік ліквідованих підприємств, установ та організацій міста, документи з особового складу яких зберігаються в архівному відділі.
За результатами розгляду питання інформацію про роботу архівного відділу Шосткинської міської ради було взято до відома
Зі звітною інформацією про роботу на минулому тижні виступили й інші начальники відділів, управлінь, установ та організацій міста.
За підсумками наради були визначені пріоритетні напрямки діяльності виконкому на поточний тиждень. Керівництвом міста було надано відповідні доручення посадовим особам місцевого самоврядування щодо вирішення вищеназваних питань.