Система обслуговування громадян та обробки пенсійної документації в органах Пенсійного фонду України, на сьогодні, не є такою, що відповідає сучасним вимогам та принципам інформаційного суспільства, а отже потребує рішучих комплексних змін та впровадження нових модернізованих технологій. Особливо це питання постає в умовах збільшення загального обсягу прийому громадян та численної кількості документів, що оброблюються та зберігаються в кожному управлінні.
Саме тому у Пенсійному фонді України розпочато активну діяльність щодо створення нових форм обслуговування громадян та обробки пенсійної документації на базі централізованих інформаційних технологій.
В Шосткинському об’єднаному управлінні Пенсійного фонду України Сумської області з 1 серпня 2016 року запроваджено в тестовому режимі нову технологію обслуговування громадян та централізованої системи призначення та виплати пенсій на основі електронної пенсійної справи. Управління поступово створює новий метод прийому громадян за принципом «бек-офіс» та «фронт-офіс», що дасть змогу не тільки відмовитися від величезного паперового документообігу, а й спростити процедури прийому та обслуговування громадян, істотно скоротити час їхнього спілкування з фахівцями Фонду.
Після запровадження цієї системи вся інформація про особу, що звертається за пенсією, зберігатиметься в електронній пенсійній справі, сформованій під час першого звернення громадянина до управління. Електронну справу оброблятимуть через централізовану систему призначення та виплати пенсій. Для пенсіонерів це означатиме, насамперед, скорочення терміну обслуговування під час надання документів, строку призначення пенсій, зменшення кількості потрібних для цього документів. Ця система буде єдиною для всіх управлінь Пенсійного фонду України, захищеною за сучасними стандартами, що унеможливить втрату персональних даних та витік інформації. Нова система аналізує можливість призначення пенсії за всіма варіантами, на які має право пенсіонер. При цьому не потрібно буде писати заяву на призначення визначеного виду пенсії, варто лише зазначити, що громадянин претендує на призначення пенсії у найвигіднішому для нього розмірі. Пенсіонери зможуть звернутися з метою вирішення своїх питань до будь-якого управління Пенсійного фонду, незалежно від місця проживання, отримати консультацію чи надіслати документи дистанційно.
Кожен громадянин через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України матиме доступ до своєї пенсійної справи. Одержавши електронний цифровий підпис, через персональний кабінет на веб-порталі можливо подати заяву на перерахунок пенсії, не виходячи з дому, контролювати вчасність виплат. Крім того, через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду громадянин має право подати звернення, скаргу, отримати необхідну консультацію фахівців, записатись на прийом.
Запровадження централізованої системи забезпечить автоматизацію процесів: від звернення громадянина – до призначення і виплати йому пенсії. Це нововведення унеможливить переплати і дублювання виплат, дозволить надійно захистити персональні дані та мінімізувати дію «людського фактору».